Freelance : Comment gérer plusieurs clients à la fois ?
Gérer plusieurs clients à la fois est inévitable lorsque l’on commence à construire une notoriété en ligne en tant que freelance. Il est alors très facile de se laisser surmener par nos missions. Nos horaires, nos méthodes et notre force de travail ne dépendent que de nous, tout comme les projets que nous acceptons de mener à bien.
Si vous avez cliqué sur cet article, c’est que vous avez probablement plusieurs clients à gérer en même temps. Tout d’abord, félicitations. Si plusieurs personnes vous sollicitent, c’est que vous avez effectué un travail de qualité au niveau de votre référencement naturel et de votre communication. Les clients vous ont trouvé, vous avez réussi.
C’est maintenant qu’un nouveau défi se présente devant vous. Comment répondre efficacement à toutes les demandes ? Quel mode d’organisation adopter pour finaliser tous les projets dans les temps ? Comment appréhender chaque relation client ? Tant de questions auxquelles nous allons tenter de répondre dans cet article.
Sélectionner les projets
Si vous recevez plusieurs projets sur une même période et que vous ne pouvez pas répondre positivement à chacun d’entre eux, un premier travail de tri sera indispensable. En effet, la première chose à faire pour y voir plus clair, est d’analyser chaque demande de projet. L’objectif est ici d’identifier les projets qui vous correspondent le plus et dans quelle mesure vous allez pouvoir les mener à bien.
Voici un petit tableau qui répertorie les principales caractéristiques à prendre en compte pour le choix d’un projet.
À travers ce tableau, nous constatons que tous les types de projets possèdent des avantages et des inconvénients. Tout dépendra de vos préférences et de votre mode de travail. Certains freelances préfèrent se donner à fond sur un projet de grande ampleur et d’obtenir une rémunération conséquente avec des délais longs. D’autres, au contraire, sont plus à l’aise en enchaînant les projets courts et les petites rémunérations. Cela leur permet notamment d’éviter la routine en se diversifiant sans cesse.
Vous pouvez également trouver le juste milieu, en jonglant entre gros projets et petits projets. Associer un ou deux projets à long terme avec plusieurs projets à court terme peut être un bon moyen de tirer les avantages des deux cas de figure. Vous vous assurez ainsi une certaine sécurité dans la rémunération, tout en gardant une certaine diversité dans vos missions.
Prioriser les missions
Gérer plusieurs clients à la fois demande une certaine polyvalence. En effet, comme nous l’avons vu plus haut dans cet article, les missions peuvent être très différentes en fonction des projets et des clients. Il est de votre devoir de freelance d’estimer correctement le temps que vous allez passer sur chaque mission. Ainsi, vous aurez une idée précise de votre emploi du temps. En outre, cela vous permet de ne pas vous retrouver débordé après avoir accepté par erreur un nombre de missions bien trop élevé.
Afin d’établir un ordre de priorité pour vos missions, vous pouvez vous poser un certain nombre de questions, notamment :
- Combien de temps va demander la mission ?
- La mission demande-t-elle beaucoup ou peu de recherches personnelles ? Le client fournit-il les ressources ?
- La deadline est-elle proche ou éloignée ?
- La mission est-elle enrichissante et satisfaisante ?
- Quelle est la rémunération dédiée à cette mission ?
En répondant à ces questions, vous pourrez déjà avoir une idée bien plus claire en ce qui concerne l’importance de chaque mission pour votre activité de freelance. Mais hiérarchiser les missions par ordre de priorité n’est pas la seule chose à faire pour réussir à gérer plusieurs clients en même temps.
Organiser son temps de travail pour chaque client
Maintenant que vous avez classé vos missions par ordre d’importance, vous devez organiser votre emploi du temps de manière concrète. Inutile de prévenir vos clients des jours et des heures que vous avez dédiés à leurs projets. La seule chose qui importe est que vous soyez capable de livrer en temps et en heure.
Dédier un nombre d’heures à chaque mission
Vous allez donc devoir organiser chaque journée de travail en fonction du temps que demande chaque mission. Il est important de respecter l’organisation que vous avez mise en place pour ne pas vous éparpiller et perdre du temps. En effet, il est très facile de passer 4 heures sur un projet au lieu de 2, lorsque nous ne voyons pas le temps passé ou que notre esprit n’est pas totalement concentré.
Il faut à tout prix éviter cela, car du temps en plus sur une mission signifie fatalement du temps en moins sur une autre mission. Or, il est essentiel de produire des livrables à la hauteur des attentes de chaque client, tout en respectant les deadlines. Si vous êtes en freelance, vous n’avez donc pas le temps de vous éparpiller ou de trainer, car d’autres projets pourraient en pâtir.
Se concentrer sur une mission à la fois
Ce conseil peut sembler basique ou évident, cependant, il peut être utile à bien des micro-entrepreneurs et micro-entrepreneuses. En effet, même si nous savons tous que pour être totalement efficace, il faut prendre les tâches une par une, nombreux sont les freelances qui ont la mauvaise habitude de travailler sur plusieurs missions en même temps.
Votre client de la matinée met trop de temps à vous répondre et vous ne souhaitez pas perdre de temps ? Pour remédier à cela, vous décidez de travailler sur un autre projet en attendant même si cela n’est pas du tout dans votre emploi du temps ? Étant perfectionniste et enthousiaste de nature, je comprends tout à fait ce sentiment et ce raisonnement. J’ai moi-même travaillé sur plusieurs projets en même temps très souvent. Cependant, nous ne sommes jamais à 100% de nos capacités lorsque nous travaillons de la sorte, c’est un fait indéniable.
Afin de maximiser votre productivité, mieux vaut prendre les missions une par une et ne pas s’éparpiller.
Soigner la communication avec chaque client
La communication est l’élément le plus important, tant pour mener à bien vos projets que pour gérer la relation client. Dès le départ, vous allez devoir communiquer efficacement avec votre client afin de mettre au clair des éléments essentiels. En effet, tout nouveau projet commence par un premier contact avec le client, suivi de l’écoute de ses besoins et de l’élaboration du cahier des charges. La communication est donc indispensable pour établir un cahier des charges précis et exhaustif.
Maintenant que vous savez ce que vous avez à faire pour ce projet, vous pouvez vous mettre au boulot. Mais la communication doit rester au centre de vos préoccupations. En effet, il est important d’échanger régulièrement avec votre client, tout au long du projet. Cela vous permettra notamment de :
- Rassurer votre client à chaque étape du projet
- Montrer à votre client que vous êtes disponible et efficace afin de le satisfaire et de le fidéliser
- Obtenir des informations complémentaires sur les besoins de votre client
- Fixer des deadlines précises et réalisables avec votre client
Les erreurs à éviter pour réussir à gérer plusieurs clients à la fois
Voici maintenant quelques erreurs à éviter si vous voulez gérer plusieurs clients en même temps, tout en restant efficace.
1# Accepter tous les projets
Ne pas savoir dire non à un projet est un problème que beaucoup de freelances rencontrent, surtout au début. Il est en effet difficile de refuser un projet alors que nous avons tout l’enthousiasme du monde à offrir. De plus, le statut de freelance laisse continuellement planer un doute : « Si je dis non à ce client, vais-je retrouver un autre client suffisamment rapidement ? Vais-je pouvoir gagner assez d’argent et travailler suffisamment ? ».
Voici selon moi les critères qui doivent vous alarmer et vous convaincre de refuser un projet :
- Le projet dépasse vos compétences. Vous allez en effet devoir passer plus ou moins de temps à vous former et cela ne sera pas du tout rentable. De plus, vous risquez de ne pas tenir la promesse de qualité faite au client, ce qui est absolument à éviter.
- Votre emploi du temps est déjà chargé, si vous ajoutez ce projet, vous devrez travailler plus de 10 heures par jour. Vous allez progressivement vous épuiser et devenir de moins en moins efficace dans vos missions, ce n’est pas le but.
- La deadline de ce projet est très courte. Si vous sentez que vous n’aurez pas le temps de mener à bien ce projet, mieux vaut y renoncer, plutôt que de vous torturer l’esprit et perdre la confiance du client.
- Le client n’est pas fiable, tant au niveau du cahier des charges que de sa solvabilité. Si vous sentez que vous êtes face à un mauvais payeur, à un client qui négocie beaucoup trop vos tarifs, ou qui n’est absolument pas clair dans ses demandes, fuyez. En effet, ce client va davantage vous coûter en temps et en santé mentale que vous rapporter en chiffre d’affaires.
2# Surestimer sa capacité et sa rapidité de travail
Là encore, nous en revenons aux calculs et aux horaires. Si vous surestimez votre rapidité de travail ou que vous organisez mal votre emploi du temps, vous allez vous retrouver surchargés. Cela va entrainer une baisse de votre productivité et vous risquez de ne pas tenir vos deadlines. La satisfaction de vos clients est votre priorité, c’est pourquoi vous devez bien analyser les missions avant de les accepter.
3# Ne pas prendre de pause
Cette erreur est étroitement liée à celle que nous avons citée précédemment. Il s’agit de la mauvaise gestion du temps. En effet, si vous avez une charge de travail trop lourde, des deadlines trop courtes et/ou des missions trop nombreuses, vous allez devoir étendre vos journées bien au-delà du raisonnable. La plus grosse erreur est de supprimer les pauses afin de terminer les missions plus rapidement.
La pause déjeuner par exemple, les pauses entre les missions et même les pauses pipi pour les plus fous d’entre nous. Cependant, supprimer les pauses est catastrophique pour votre productivité. Vous allez progressivement constater que vous travaillez de moins en moins vite et de moins en moins bien. Votre capacité de concentration n’est pas sans limites, traitez vous comme un être humain avant de mettre votre santé et la qualité de votre travail en danger.
4# Trop travailler et perdre en efficacité
S’investir toujours plus et dépasser ses limites est gratifiant et souvent indispensable pour pouvoir gérer plusieurs clients à la fois. Apprenez cependant à poser des limites. Bien sûr, si vous terminez certaines missions en avance, il peut être intéressant d’enchainer directement sur d’autres. Cependant, il ne faut pas non plus tomber dans l’excès. Si vous avez fixé des horaires journaliers pour votre travail, essayer au maximum de les respecter, afin de préserver votre équilibre mental et physique.
Par exemple, si vous travaillez entre 8 heures et 18 heures, faire deux heures de plus le soir ne va pas vous tuer. Évitez seulement de multiplier les heures trop souvent, et surtout pas tous les jours. C’est en effet le meilleur moyen de vous décourager et de vous dégouter de vos missions.
Gérer plusieurs clients à la fois : le récapitulatif
- Choisissez les projets qui vous correspondent, selon vos propres critères (longueur, récurrence, rémunération, thème…)
- Hiérarchiser vos missions par ordre de priorité et organiser votre emploi du temps en fonction
- Placez la communication avec les clients au centre de vos préoccupations
- Évaluez objectivement votre capacité de travail et ne vous surchargez pas