Avoir un bon logiciel de facturation est essentiel pour gagner du temps, surtout quand on jongle entre différentes missions en freelance.
Si les entreprises du secteur public ont déjà l’obligation d’émettre des factures de manière électronique depuis 2020, les autres structures pouvaient utiliser les formats de leurs choix. Cependant, l’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 prévoit d’étendre cette obligation à toutes les entreprises assujetties à la TVA qui évoluent dans le secteur privé. Certaines micro-entreprises seront donc concernées.
Comment fonctionne la facturation électronique en micro entreprise ? Que dit la loi et quels freelances sont concernés ? Voici ce que vous devez savoir.
La facturation électronique, c’est quoi ?
Définition et objectifs
Une facture électronique, aussi appelée e-invoicing ou e-facture est un format digital. Attention, il ne s’agit pas d’une facture sous format PDF envoyé par email. Pour être conforme à la réglementation, la facture électronique doit cocher les cases suivantes :
- Elle contient des données structurées, qui les rendent automatiquement lisibles par l’administration fiscale.
- Elles sont conformes à la norme européenne EN16931.
- Elles se présentent sous l’un des trois formats autorisés : Factur-X, UBL ou CII.
Généraliser la facturation électronique à toutes les entreprise a trois objectifs principaux :
- Rendre les démarches administratives plus simples et plus rapides.
- Améliorer la sécurité en luttant contre la fraude à la TVA.
- Réduire les coûts liés à la facturation papier (impression, expédition, stockage…).
Calendrier d’application
Deux dates cruciales sont à retenir au sujet de la réforme de la facturation électronique :
- 1er septembre 2026 : toutes les grandes entreprises (+ de 5000 salariés et CA > 1,5 milliard d’euros), les entreprises intermédiaires et les ETI (entre 250 et 4 9999 salariés) sont concernées.
- 1er septembre 2027 : toutes les petites et moyennes entreprises, ainsi que les micro-entreprises assujetties à la TVA sont concernées. Il s’agit de toutes les structures de moins de 250 salariés.
Bon à savoir : l’échéance sera peut-être reportée à septembre 2028.
La facturation électronique en micro entreprise est-elle obligatoire ?
Au-delà d’un certain seuil de chiffre d’affaires, votre micro entreprise est assujettie à la TVA. Si c’est votre cas, vous devez passer à la facturation électronique à partir du 1er septembre 2027.
Depuis le 1er janvier 2025, ce seuil est pour l’instant fixé de la façon suivante :
- Activités de livraisons de biens et prestation de service, de ventes à consommer sur place et de prestation d’hébergement : 85 000€ / seuil majoré à 93 500€.
- Activités de prestation de services et activités libérales (sauf avocat) : 37 500€ / seuil majoré : 41 250€.
- Activités réglementées de la profession d’avocat et pour les activités de livraisons d’œuvres et de cession de droits d’auteurs : 50 000€ / seuil majoré : 55 000€.
- Activités non réglementées de la profession d’avocat et pour les autres activités : 35 000€ / seuil majoré : 38 500€.
Avantages et inconvénients de la facturation électronique en micro entreprise
Les avantages de la facturation électronique en micro entreprise
Allègement des charges administratives
L’automatisation change la donne. Plus besoin de saisir manuellement chaque champ ou de relancer des envois oubliés. En quelques clics, la facture est créée, transmise et archivée.
Réduction drastique des erreurs
Les outils intégrés vérifient automatiquement les informations sensibles : numéro de SIRET, taux de TVA, cohérence des dates. Les oublis, les doublons ou les écarts de calcul sont évités.
Archivage centralisé et sécurisé
Fini les classeurs poussiéreux. Les factures sont conservées en ligne, dans un coffre-fort numérique sécurisé, accessible à tout moment, notamment en cas de contrôle fiscal ou de litige.
Meilleur pilotage de votre facturation
Un tableau de bord clair vous indique si une facture a été délivrée, ouverte, réglée. Vous suivez les paiements, relancez automatiquement les clients en retard, et gardez la main sur votre trésorerie.
Déclaration de TVA facilitée
Pour les micro-entreprises redevables de la TVA, cette réforme ouvre la voie à un futur sans saisie manuelle. L’administration fiscale prévoit, à terme, un préremplissage automatique des déclarations.
Les inconvénients de la facturation électronique en entreprise
Solution payante
Contrairement à l’ancien PPF, les plateformes de dématérialisation partenaires proposent des services payants. Même si les options les plus basiques, adaptées aux micro entreprises ne représentent pas un budget élevé, c’est quand même un budget.
Phase d’apprentissage inévitable
Même avec une interface intuitive, il faudra apprivoiser ce nouvel environnement. Vos réflexes actuels devront évoluer, et vos pratiques s’adapter aux nouvelles exigences.
Dépendance à la connexion Internet
Impossible de continuer à facturer en local sur Word ou Excel. Une connexion stable devient indispensable pour accéder à votre espace de facturation et gérer vos documents.
Comment passer à la facturation électronique en micro entreprise ?
Choisir une plateforme de dématérialisation partenaire
Les plateformes de dématérialisation partenaires sont des plateformes agréées par l’administration fiscale et spécialisées dans la facturation électronique. Elles permettent d’émettre, d’éditer, de transmettre, de recevoir et de stocker les factures électroniques. Depuis l’abandon du Portail Public de Facturation (PPF), elles sont les seules solutions légales pour être en conformité avec les nouvelles lois.
Les PDP proposent des panels de services différents. En tant que micro entreprise, vous émettez certainement un nombre de factures limité dans l’année, bien loin de la charge administrative des grands groupes. De ce fait, les services les plus basiques et standards peuvent vous convenir. Cependant, n’hésitez pas à comparer plusieurs plateformes en consultant la liste des PDP agréées.
Préparer la transition
La transition vers la facturation électronique ne s’improvise pas. Elle nécessite quelques ajustements en amont.
Commencez par mettre à jour vos informations légales :
- Numéro SIRET
- Coordonnées valides
- Régime de TVA correctement mentionné (franchise en base ou non)
- Mentions obligatoires conformes sur vos documents
Veillez également à respecter une logique continue dans la numérotation des factures, sans trou ni doublon. C’est une obligation réglementaire. Enfin, si vous facturez de manière récurrente (mensualités, abonnements), certaines plateformes permettent d’automatiser l’envoi : une économie de temps précieuse à long terme !
Anticiper la phase de test
Anticiper, c’est éviter l’improvisation. Ne repoussez pas la mise en place à la dernière minute. Voici un plan d’action concret :
- Créez dès maintenant un compte sur la PDP de votre choix
- Effectuez un test d’envoi de facture électronique vers un client professionnel
- Adaptez vos modèles aux formats structurés attendus
- Prévenez vos clients de la transition, surtout si vous changez de solution.
Bon à savoir : Certaines plateformes proposeront des démonstrations, des tests gratuits, voire des formations simplifiées pour accompagner les indépendants dans cette mutation numérique.
Conclusion
La facturation électronique en micro entreprise est une nouvelle étape dans la gestion administrative. Si cette réforme peut paraître contraignante au premier abord, elle représente aussi une opportunité de moderniser votre activité, de gagner du temps et de sécuriser vos échanges commerciaux.
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